+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Сопроводительное письмо к договору на подпись

Роль сопроводительного письма к документам Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика: Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как написать сопроводительное письмо

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Что такое сопроводительное письмо?

Факультативными реквизитами в данном случае являются: Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

Вместе с визами и пакетом приложений это обязательно! Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения.

Если все в порядке, письмо регистрируется что делать, если не все в порядке, описано далее. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями.

Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции.

С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает.

Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря в канцелярии и подшивается в дело. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт см.

Пример 4 , а письмо возвращается отправителю. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от ЭПК ст.

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.

Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо.

Что это за документ, как его оформить и хранить? Как правильно написать сопроводительное письмо Общая информация Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой.

В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.

В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается: в подтверждении факта события; в предоставлении перечня отправленных бумаг; в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами; в определении срока исполнения. Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию.

В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели.

В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.

При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Сопроводительное письмо к договору - обязательный документ, без которого сам договор не будет принят к рассмотрению и подписанию.

При оформлении сопроводительного письма к договору, направляемому на подпись контрагенту, необходимо учесть некоторые нюансы, о которых рассказано в статье. Из статьи вы узнаете: Вид служебной переписки - сопроводительное письмо к договору В процессе осуществления всех видов своей деятельности - хозяйственной, организационной, производственной или, например, экономической, организация получает и отсылает множество служебной корреспонденции.

К числу ее адресатов и корреспондентов относятся вышестоящие организации, органы государственной и муниципальной власти, поставщики, заказчики, деловые партнеры и даже физические лица.

Важнейшей частью внешнего документооборота являются письма, поскольку они либо отсылаются в виде отдельных документов, либо сопровождают пакеты документов - финансовых, бухгалтерских и прочих, в которых отсутствует такой реквизит, как адрес получателя. В том числе, сопроводительные письма рассылаются с договорами, заключенными предприятием или планируемыми к заключению.

Основной характерной особенностью сопроводительных писем, в том числе, и сопроводительных писем к договорам, является наличие перечня приложенных к нему документов и текста, поясняющего, с какой целью эти документы направлены адресату. Еще одной отличительной особенностью таких писем является вторичность - сами по себе такие письма самостоятельными документами не являются.

Более того, в случае, когда такое письмо присылается адресату без приложения указанных в нем документов, лицо, отвечающее за первичную обработку корреспонденции в организации, обязано отослать его обратно. В этом случае также должен быть составлен акт, подтверждающий, что указанные в сопроводительном письме документы отсутствуют.

Как оформить сопроводительное письмо к договору, образец Сопроводительное письмо к договору, в силу своей вторичности, не несет никакой информационной нагрузки, но, оформленное по установленным правилам, оно является: подтверждением факта отправки перечисленных в качестве приложений документов; подтверждением срока исполнения; инструкцией о том, с какой целью присланы перечисленные в нем документы, порядке их обработки и о том, какие документы и в каком виде должны быть возвращены в адрес отправителя.

Какие реквизиты содержит сопроводительное письмо к договору Сопроводительные письма, как и вся организационно-распорядительная документация, оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.

В таблице ниже приведен состав обязательных реквизитов в соответствии с действующим на сегодняшний день ГОСТ Их заполнение придаст сопроводительному письму к договору юридическую значимость. ГГГГ Исходящий регистрационный номер в соответствии с номенклатурой дел Исходящий номер и дата первичного документа при его наличии Место составления документа Информация о получателе сопроводительного письма Текстовая часть сопроводительного письма Отметка о наличии приложений и их полный нумерованный список с указанием количества листов и экземпляров отсылаемых документов Подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия-отправителя Заверяющая подпись руководителя печать предприятия Информация об исполнителе документа с указанием контактного телефона Отметка об том, что документ обработан, исполнен и может быть подшит в деле Входящий номер организации-адресата Идентификатор электронной копии сопроводительного письма и место его хранения Есть еще вид договора, который подписывается не руководителем другого предприятия, а представительным органом работников предприятия.

Это коллективный договор, который, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, должен быть согласован с профсоюзным комитетом сотрудников. Сопроводительное письмо к коллективному договору представлено ниже. Подпись под сопроводительными письмами к договорам, как правило, ставит руководитель компании или же должностное лицо, у которого есть такое право, оформленное в соответствии с приказом.

Как направить сопроводительное письмо к договору на подпись с протоколом разногласий Часто некоторые пункты договора, отсылаемого на подпись контрагенту, могут вызвать его несогласие.

Другая сторона также может захотеть внести какие-то свои изменения и дополнения в текст присланного на подпись договора. Это естественно и не является особым препятствием для достижения согласия между сторонами. В этом случае вторая сторона имеет право оформить протокол разногласий и упомянуть его в сопроводительном письме к договору, присланному на подпись.

Образец сопроводительного письма к договору на подпись, направляемого в адрес отправителя с протоколом разногласий представлен ниже. Часто бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма.

И это неправильно. Объясню почему. Информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: — подтверждает факт отправки; — предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; — благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку: 7. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.

Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг выполненных работ , ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг выполненных работ , а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, так как в противном случае в соответствии с условиями договора работы услуги будут считаться выполненными оказанными.

Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки — задача канцелярии.

И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом. Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в установленном порядке и готовятся для отправки через почтовое отделение связи.

Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо документацию , которое следует доставить по адресу, указанному на конверте. Иногда из-за невнимательности сотрудников канцелярии в конверт вкладывается совершенно другое письмо документация , которое адресовано другому контрагенту, а иногда не вкладывается вовсе.

Такая невнимательность может впоследствии грозить судом. При этом и сами журналы регистрации исходящей документации нередко рассматриваются в суде в качестве доказательств.

Поэтому сотруднику канцелярии или секретарю нужно быть всегда внимательным и собранным. Я в свою практику ввела следующее: при отправке заказных писем, я оформляю еще и уведомление. В уведомлении пишу номер исходящего письма и название компании. Очень удобно! Так как при получении сотрудник расписывается в уведомлении, а это является доказательство.

Основа сопроводительного письма — перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части: сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Подписывает сопроводительное письмо то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер.

Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер. Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности.

С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение — нет.

Вы ищете работу и составили идеальное резюме на английском? Подождите, это еще не все.

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу … Для нас было огромным потрясением известие о … Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу … Мы были глубоко огорчены, узнав о … Нам трудно поверить печальному известию о … По функциональному признаку деловые письма делятся на: Письма-ответы — ответы на инициативные письма. Инициативные письма — составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Письма, требующие ответа письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение. Письма, не требующие ответа письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение. По признаку получателя деловые письма делят на: Циркулярные письма — письма, адресованные нескольким получателям одновременно. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

Как составить сопроводительное письмо на английском

Пишем сопроводительное письмо заказчику Автор: Панина Светлана 2 февраля Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит. В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику. Скачать образец сопроводительного письма Зачем писать Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу.

Сопроводительное письмо в деловой переписке

Схема расположения реквизитов По теме оформления реквизитов см. Реквизиты документов, заполняемые от руки. Формуляр-образец документа. Порядок оформления. Если в связи с производственной необходимостью в форму вносится изменение, нужно ли указывать ее код?

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Сопроводительное письмо к резюме. Стоит ли его писать?
Образец сопроводительного письма к договору на подпись отправленного по почте Образец сопроводительного письма к договору Делать это может и специально уполномоченное лицо.

Идеально, когда все указанные даты совпадают, за исключением даты окончания действия. Она обычно совпадает с датой окончания срока действия самого договора. Однако следует учитывать вот что: Если протокол разногласий датирован более поздней датой, чем сам договор, оба документа вступают в силу с даты, указанной в протоколе разногласий если участниками сделки не согласовано иное. Исключение: когда сотрудничество фактически началось до момента урегулирования разногласий, суд может сделать вывод, что договор заключен без учета достигнутых после этого договоренностей. Пример — постановление президиума Высшего арбитражного суда Российской Федерации от Если протокол разногласий датирован более ранней датой, чем сам договор, первый может быть расценен судом как преддоговорная переписка. В таком случае положения протокола разногласий при определении условий договора не будут приняты судом во внимание, ибо окончательной редакцией является сам договор.

Как писать сопроводительное письмо к документам образец

Это не только говорит о ее юридической грамотности, но и подтверждает статус серьезного контрагента, который соблюдает все правила в бизнес-среде. Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо. Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо. Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна.

Скачать пустой бланк письма-претензии. При этом важнейшим условием является то, чтобы составитель письма имел представление о гражданско-правовых отношениях и прочих нормах законодательства РФ и умел грамотно использовать их при написании претензий. Правила составления письма Письмо-претензия не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению.

Допускается начинать текст письма фразами типа В соответствии с предварительной договоренностью направляем высылаем, возвращаем В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем высылаем, возвращаем Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя. Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения 20 не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например: Образцы продукции изделие в 2 экз. Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении. Гарантийное письмо Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо места работы, проведения исследований и т.

Для чего составляется сопроводительное письмо к договору, какие Внимание! Реквизит «Подпись» проставляется один раз – после.

Сопроводительное письмо к договору поставки

Проверено антивирусом. Что такое Top-Download? TopDownload это мега хранилище файлов, где собраны все файлы из интернета в одном месте. Мы сделали поиск файлов более простым, удобным и полезным. Теперь Вы легко найдете все, что искали! Образец сопроводительного письма.

Полезная информация

Успешный руководитель Необходимо ли писать сопроводительное письмо при отправке документов? Часто бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма. И это неправильно. Объясню почему. Информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: — подтверждает факт отправки; — предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; — благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку: 7. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме. Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг выполненных работ , ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг выполненных работ , а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, так как в противном случае в соответствии с условиями договора работы услуги будут считаться выполненными оказанными. Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки — задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

Прохождение договора на предприятии

Причина - это труд, требующий умения. Судья бессознательно начинает иметь мнение о заявителе, который вложил собственные взгляды, просматривая текст и его содержание.

Образец сопроводительное письмо к документам

Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить? Сопроводительноеписьмо — это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Как написать сопроводительное письмо

Когда нужно Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Все консультации у юристов бесплатны.

Налоговый контроль и проверки декабря Наше предприятие представило в налоговую инспекцию заверенные копии документов в ответ на запрос по встречной проверке контрагента. К документам было приложено сопроводительное письмо. Письмо на фирменном бланке и с подписью директора, но без печати.

Комментарии 12
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Прохор

    Много полезного узнал🙏Спасибо

  2. druselra

    Пфф, перед ремонтом обошел всех соседей (на каждом этаже есть маленькие дети и узнал кто и когда спит и просыпается включая детей, оставил номер квартиры и мобилы, сказал что если буду мешать, заходите или звоните, в итоге в течении 2-х месяцев кап. ремонта никто не жаловался, работали июнь-июль и в праздники и в выходные с 10 до 20.

  3. pperafpoa

    Рай для всякой. типа Шурыгиной

  4. Власта

    КОРНЕВ ГОВОРИТ НА 11 минуте : «Разогнать экономику посредством реализации инфраструктурных проектов. Только мне думается, что поскольку в большинстве этих инфраструктурных проектах бабло разворовывается в колоссальных масштабах, ни к какому разгону экономики это не приведёт. Просто доят народ, выжимая из него последние соки

  5. quinoutrabens66

    Боярин, у вас картинка тормозит, словно вы под наркотиками

  6. daivizongolf

    Чувствуется начало конца эффективности скорей бы

  7. Мария

    Здравствуйте, Тарас. Не в ту тему пишу, но хотелось бы совет. Выписали штраф за подсветку номера (ехал в темное время суток и отсутствие ТО (Фиат-Дукато фургон малотоннажный В). Бус был пустой. Коммерческой деятельностью не занимаюсь. Спорить не стал, т.к. ехал с больницы с температурой и желанием прилечь. Можно ли и есть ли смысл оспорить протокол о ТО? Спс.

  8. tricarul

    Товарищи прошу поднять в ТОП.

  9. Панкрат

    Оскаржити відписку можливо, та наш суд всіляко уникає прийняття рішення про зобов'язати видати дозвіл

  10. unmajinni1992

    Навіть якщо є бажання розмитнити як заробити пересічному українцеві 90 тис. за 3 місяці!

  11. poiflatop

    Твари конченные! Это отьём наглый у народа! Влюбом случае банк будит прав! Он скажет подержка терроризма и он будит прав ты не кому не докажишь! Прав человека в рф не существует!

  12. gaotruslexu

    Не много не по теме выпуска, но! Есть видео запись с регистратора о нарушений ПДД со стороны инспекторов а именно пересечений двойной сплошной на синих маячках без доп сигналов. Есть ли служба куда эту запись отправить? Спс.

© 2018 christinefromvienna.com